Thursday, July 31, 2008

Forward: 一天變出二十五小時 (25 hours a day)

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一天變出二十五小時 十五分鐘工作術

作者:張漢宜 出處:天下雜誌 399期 2008/06

重點摘要:浪費時間的四大元兇為
  • 考慮太多,優柔寡斷
  • 完美主義
  • 害怕失敗
  • 挑簡單、喜歡的先做

一樣的一天二十四小時,常嚷著說沒空的人,也許只是沒有抓到運用時間的技巧,十五分鐘工作術,幫助你做個效率達人。


「啊,我沒空!」「我實在沒時間做XX事!」常聽到許多人如此抱怨。然而,時間真的不夠用嗎?每個人每天同樣擁有二十四小時,為何有人可以在相同時間做更多事?解決這個問題,要從兩方面著手:一、抓出浪費時間的元兇,二、增加運用時間的效率。

浪費時間的四大元兇

人常在不知不覺中浪費時間。與其抱怨別人佔用自己的時間,不如說其實大部份都是自己造成的。日本管理雜誌《The 21》指出,造成浪費時間的原因有四大元兇:


一、考慮太多,優柔寡斷

深思熟慮是好事,但若想得太多、考慮太過,遲遲不敢下決心動手執行,等到終於做了決定,卻壓縮了執行時間,導致一個很好的構想最後呈現結果不佳,浪費了事前的努力規劃、讓自己處於時間的強大壓力、最後成果也令人沮喪。


二、完美主義

「把事情做到最好」是個好原則,但若要求事事做到一百分,結果顧此失彼,未能整體考量,也無法做好時間規劃。原本已做到九十分,但為了加把勁衝到一百分,把大量時間與精力投注在提高那十分,導致其他工作迫於時間與人力草草了事。把事情做到最好是一種「相對標準」而非「絕對標準」,應從擁有多少時間、人力、資源來考量,當條件有限時,就應思考「先求有,再求好」的哲學。


三、害怕失敗

每個人都希望一出手就成功,但並非每次都能做到,難免有些事不盡完美。如果太在意成果,患得患失、害怕失敗,不僅壓力過大,也會在執行時顯得畏縮,反而浪費更多時間,達不到預期成果。沒有人可以把每件事做到滿分,從今天的小失敗中學到經驗與教訓,慢慢累積,才能成就日後的成功。


四、挑簡單、喜歡的先做

喜歡的菜先吃掉?簡單的工作先做?這是一般人的習性,但卻容易掉入「先甘後苦」的痛苦中。其實,工作應以「重要性」、「急迫性」來安排,而非「是否容易做」、「自己喜不喜歡」為考量,否則會讓時間配置顯得雜亂無章。

抱怨時間不夠用,癥結是把時間以「小時」為單位來用。以小時來度日,扣掉睡眠與交通,一天只有十幾個單位的時間可用。而且,一項工作如果預定一小時做完,結果四十分鐘就完成了,剩下的空檔,人性往往就會偷懶、東摸西晃,結果浪費許多值得利用的零碎時間。


試試看這樣的新做法:以「十五分鐘」做為時間運用的單位。這樣做,有幾個好處:


以「十五分鐘」為時間單位

首先,一天會增加為四、五十個時間單位。你可以依照工作的重要性,靈活分配適當的時間單位,即使偶爾想偷個懶,也不會浪費太多時間。這個道理就像魚網一樣,以「小時」為單位,時間縫隙大,容易浪費、流失;以「十五分鐘」為單位,時間縫隙小,可避免零碎時間在不經意或偷懶中流失。

另外,是為了健康,每十五分鐘給大腦與身心一個休息空檔。以生理因素考量,人可以集中精神、發揮最大腦力效益的時間,大約是十五分鐘,一旦超過,效率與思考力就會慢慢遞減。因此,集中精神工作十五分鐘之後,起身休息一下,喝杯茶補充水分、眺望窗外的遠景讓眼睛休息一下,讓腦力恢復最佳狀態,再繼續投入工作。

忙得焦頭爛額,是因為沒有事先做好規劃。人生目標有短、中、長期,同樣地,時間運用也有短、中、長期的配置。事先準備工夫做好,執行時會快速許多,省下許多時間。這樣就能不必瞎忙,而是忙得「有感覺、有意義」。若準備草率,邊做邊補、丟東落西,拉長執行過程,反而浪費更多時間,精神上也疲累不堪。

想想看,你真的忙到沒時間做某些事嗎?早上抽十五分鐘做運動、跟同事抽十五分鐘迅速溝通工作、晚上抽十五分鐘閱讀,真的做不到嗎?說穿了,都是自己找藉口。

善用「十五分鐘工作術」,是一種「加分型」時間利用法,能在同樣的時間做比別人更多的事,等於擠出第二十五個小時,比別人擁有更多「可用的」時間。若是因缺乏規劃、事先準備工夫不周,在發呆偷懶、拖拖拉拉中浪費掉,那就淪落為「減分型」時間利用法,永遠也逃不出「沒時間」的迷障。


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